Visma flyt skole – Instruks for behandling av elektroniske dokument –

Tysnes skule

Dette dokumentet inneheld ein oversikt over rutinar, retningsliner og instruksar for Visma flyt skole i Tysnes kommune. Oppsett og inndeling tek utgangspunkt i heimlar som krev dette i «Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forksrift), kapittel 3 Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument». I all hovudsak er det §3-2, §3-4 og §3-6, ledd 2, som krev skriftleg skildring av rutine og/ eller retningsliner. Dette er skildra under.

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

 1.      Det skal utarbeides instruks for organet som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter i arkivsystem.

2.      Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:

A)    Ansvar for tildeling og ajourhold av brukarrettighet:

Rektor/dataansvarleg ved Tysnes skule er systemansvarleg og har hovudansvar for tildeling og ajourhald av brukarrettar til lærarar ved Tysnes skule.

Ajourhald av brukarrettar:

Dataansvarleg ved Tysnes skule har ansvar for at brukarrettane vert ajourhaldne kontinuerleg.

Leiaren/rektor til den nytilsette læraren har ansvar for at dataansvarleg vert informert/varsla om:

-           tildeling av brukarrettar til nye brukarar i fagsystemet Visma Flyt skole

-           personar som ikkje lengre skal ha brukarrettar i fagsystemet Visma flyt skole

-           endring av ein person sine brukarrettar i fagsystemet Visma flyt skole

Det kan skje slik:

-           ved nytilsetjing

-           ved endring i stilling som fører til endra rettar i systemet

-           når tilsette sluttar

Meldinga skal innehalda:

-           den tilsette sitt fulle namn, stillingstittel og e-postadresse

-           nøyaktig dato for endring av brukarrettar/oppretting av ny bruker/stopp av brukarrettar

-           spesifisering av kva tilgangar og rettar den tilsette skal ha, eller evt. stopp av tilgangar

-           spesifisering av den enkelte sine roller, evt. klarering for tilgangskodar

Det er utarbeida skjema som skal brukast. Dette skjema ligg på arkivplan.no og på intranett. Det kan også fåast ved å henvenda seg til fellestensta. Meldinga skal vere skriftleg, slik at leia/rektor er ansvarleg både for brukarrettighetane til sine tilsette, og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukarettighet.

Melding skal sendast pr e-post til fellestenesta.
post@tysnes.kommune.no. Fellestenesta vidaresender til dataansvarleg ved Tysnes skule.

Ajourhald av brukarrettar i Visma flyt skole er grunnleggjande for tryggleiken i systemet, t.d for å sikra at sensitiv informasjon ikkje kjem på avvegar. Tildeling av brukarrettar er leiaren sitt ansvar.

B)    Kva for spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som vert tildelt brukere av systemet med tilhørende roller

Rådmannen i Tysnes kommune er ansvarleg for dokumentasjonsforvaltninga i kommunen.

Det daglege arkivansvaret er delegert til arbeidstakar i fellestenesta, f.t er det Åse D. Haaland. Haaland. Arkivansvarleg har ingen rettigheter i Visma Flyt skole.

Ansvar for Visma flyt skole er dataansvarleg ved Tysnes skule. F.t. er Erling Utne.

Ansvarleg for Visma flyt skole har rettighet og ansvar for å:

-           ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt å sørga for vedlikehald og oppdatering av denne.

-           følgje opp sakshandsamarane og sikre seg at desse har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.

Arkivpersonalet har følgjande rettigheter:

Arkivpersonale, eller merkantilt personale ved Tysnesskulane, har i samsvar med autorisasjon tilgang til all registrering, arkivering og rettefunksjonar i Visma Flyt skole.

Data-ansvarleg har følgjande rettigheter:

Data-ansvarleg, har i samsvar med autorisasjon tilgang til alle register, og har tilgang til ajourhald av registreringsrettar, brukarrettighet, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper.

Rektorar har følgjande registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettighet:

-           har tilgang til å ajourhalda saker og innføring i Visma på eigen skule

-           tilgang til vanlege sakshandsamingsfunksjonar, deriblandt oppretta og innlegging av dokumentasjon

-           har tilgang til funksjoner for registrering og retting

-           kan fordele saker og dokumentasjon innad på skulen

-           har tilgang til å registrere merknader

-           autorisert for godkjenning av dokumentasjon

-           autorisert for rapportering

-           kan få tilgang til dokumentasjon under arbeid innanfor sin eigen skule

Kontaktlærarar har følgjande rettighet:

-           har tilgang til å ajourhalda saker og innføring i Visma på sitt klassetrinn

-           tilgang til vanlege sakshandsamingsfunksjonar, deriblandt oppretta og innlegging av dokumentasjon

-           har tilgang til funksjoner for registrering og retting

-           har tilgang til å registrere merknader

-           autorisert for godkjenning av dokumentasjon

-           autorisert for rapportering

-           kan få tilgang til dokumentasjon under arbeid innanfor sitt eige klassetrinn

C)    Kva for  typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur

Visma flyt skole har ikkje elektronisk signering eller digital signatur.

D)    ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som vert sendt og som me mottar

Tysnes kommune har eit sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendast til. Som all anna post er det  fellestenesta som opnar posten og som har ansvaret for å registrere dei arkivverdige dokumenta.

Saksposten skal stemplast med dagens dato. Dokumenta blir enten knytt til eksisterande saker eller me opprette nye saker.

E)    Definer ansvar for:

Fordeling av dokument:

Dersom fellestenesta får inn dokument som naturleg skal i Visma Flyt skole, vert dokumentet vidaresendt rektor på vedkomande skule. Dersom dokumentet skal journalførast i elevmappe, blir dette gjort i fellestenesta på rådhuset.

F)prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Dersom systemet er ute av drift for kortare tid (1-2 dager), vert registreringa utsett til systemet verkar igjen. Dokumenta vert plassert i låsbart arkivskap, sortert kronologisk.

Dersom systemproblema viser seg å bli langvarig (meir enn 2 dager), vert journalføring i papirbasert journal iverksatt, og dokumenta vert fortsatt lagra kronologisk. Kun kopier vert distribuert ut.

All produksjon av arkivverdige skriv som blir produsert i denne perioden, skal lagrast på avtalt fil-system. Fellestenesta vurderer og gjev retningsliner.

§ 3-4. Oppbevaring og sikring

 1.      Det skal utarbeidast rutiner for organet som beskriv korleis arkivdokumenta skal oppbevarast og sikrast.

1. a.       Hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes

Visma Flyt skole er ikkje eit Noark – system, og har heller ikkje konvertering til PDF.

Tysnes skule avleverer fysiske elevmapper til arkivleiar på rådhuset kvar sommar etter avtale og retningsliner.

Det skal gjerast ein integrasjon til saksystemet ESA i løpet av 2020.

Då vil rutiner for handtering av journalposter i ESA gjelda frå det tidspunkt der overføringa skjer frå Visma til ESA.

I ESA skal følgjande format nyttast:

1. b.      hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir

ESA er fullelektronisk og alle dokument vert skanna, lagra og vidare makulert.

Karakterbøker vil framleis vera i papirformat.

1. c.       ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder

Tidspunkt for konvertering

Dokument som ikkje allereie har rett arkivformat blir konvertert til arkivformat/PDF-A ved journalføring.

Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk:

Etter at dokumenta er skanna inn blir desse oppbevart på låsbart arkivrom, sortert på månad og dato. Dokumenta blir oppbevart i seks månader før dei vert makulerert.

1. d.       en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot

Tysnes kommune skal normalt periodisere kvart 4 år, det vil sei 1. januar etter kvart kommunestyreval. Fellestenesta er ansvarleg for å gjennomføra periodeinndelinga. For personarkiv, slik som elevmapper, vil periodisering ikkje bli gjennomført for same tidsperioden. Elevmappa vil følgja eleven frå 1. til 10. klasse.

Elevmappene blir avslutta (får status A), når eleven går ut av ungdomsskulen i 10. klasse. Då skal dei fysiske elevmappene, så lenge det er fysiske mapper, avleverast til rådhuset. Avleveringa skal skje etter avtale med arkivleiar og i rådhuset si opningstid.

Avlevering til depot:

Frå elektroniske journal-/arkivsystem skal det gjerast arkivuttrekk straks ein arkivperiode er avslutta, jfr. arkivforskrifta § 3-17. Avlevering skal skje som deponering eller ordinær avlevering etter nærare avtale. Eventuelle tilknytta elektroniske dokument skal følgje ved deponeringa.

Tilhøyrende dokument på papir skal følgje som ledd i den ordinære avleveringa.

Frå elektroniske fagsystem skal arkivuttrekk deponerast eller avleverast når det er fare for at informasjonen går tapt, t.d. ved overskriving eller konvertering. Dersom eit system går ut av administrativ bruk uten at datainnhaldet vert konvertert til eit nytt system, eller dersom eit organ vert lagt ned eller opphøyrer, skal det gjerast ei samla avlevering, jfr. arkivforskriften § 5-3. Register og system som er underlagd konsesjon frå Datatilsynet, skal avleverast når konsesjonen opphøyrer. Dette gjeld også register eller system der konsesjonen inneheld føresegner om sletting. Arkivmaterialet som er overført IKAH som deponering skiftar status til avlevering på det fastsette avleveringstidspunktet eller etter nærmare avtale.

Framgangsmåte ved avlevering og deponering:

Ved deponering skal kommunen foreta eit utrekk av bevaringsverdig data frå tabellane i databasen, og konventere desse til eit filformat som er godkjend for langtidslagring.

Deretter skal nye versjonar lagrast på eit godkjend lagringsmedium. Dette kallast framstilling av arkivversjon.

For at utrekket skal kunne nyttast må følgjande dokumentasjon følgje med:

-           ein beskrivelse av datautrekkets struktur og innhald (metadata)

-           systemdokumentasjon for beskrivelse at det opprinnelege systemet

brukardokumentasjon som beskriv den administrative bruken av systemet

-          dokumentasjon med informasjon om sjølve deponeringa

To kopiar av dei avslutta arkivdelane ved periodisering vert kopiert i godkjend format på eit medium som riksarkivaren til ein kvar tid anbefaler og depot krev. Deretter vert det levert til depotet med all nødvendig dokumentasjon.

Depotet gjer nærare retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

Backup:

Sikkerhet/Backup på fagsystem

Kvar natt vert det teke dmt av databasen.

Det rullerer frå 1 – 3. Backup-server henter ut innhald på server kvar dag. Back-up ligg i veker, i tillegg til tape som ligg i månader.

Heile tida vert det kopiert frå datarom opp til datarom på omsorgssenteret der det er automatisk aggeregat.

E         Rutiner og tiltak for å beskytta dokument og ivareta informasjonssikkerhet.

Me viser til § 3-2, punkt A – tildeling av brukerrettigheter.

Leiar godkjenner tilganger til den enkelte tilsette. Sensitive innskanna dokumenter ligg i arkivrom knytt til fellestensta med kodelås fram til dei vert  makuleret. Det blir foretatt ein offentleghetsvurdering av alle dokument ved registrering. For dokument som er unntatt offentleghet blir det påført tilgangskode i samsvar med lovheimel. Me har og tilgangsstyring i bortsettingsarkivet.

§ 3-6. Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen

(1)       Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.

Sjå pkt 3.4

 (2)   Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.

Sjå pkt 3.2. E