Arkivplan og internkontroll

Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet.

Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll. I kommunar og fylkeskommunar er dette ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 nr. 2 andre punktum eller kommuneråd eller fylkesråd etter kommunelova § 20 nr. 2 andre punktum.

Riksarkivaren kan gi forskrift om arkivplan.

Formål

Hovudformålet med arkivplanen er at den skal sikre at Tysnes kommune på best mogeleg måte tek vare på og sikrar arkiva sine, både for notid og framtid.

Vidare ønskjer Tysnes kommune å nytte arkivplanen som eit;

• Reiskap for leiarar, sakshandsamarar og arkivmedarbeidar i kommunen. Arkivplanen legg til rette for at kommunen kan ha god kontroll og oversikt over kommunen sin dokumentasjonsforvaltning. 
• Kvalitetssikring av kommunen sin dokumentasjonsforvaltning. Arkivplanen gjev ei samla oversikt for heile kommunen og legg derfor til rette for ei god kvaltietssikring av arkiva.
• Styringsverkty for arkivleiar og leiinga. Ved å ha ein samla, god og oppdatert oversikt over kommunen sin dokumentasjonsforvaltning legg ein til rette for at arkivplanen blir eit godt styringsverkty, som kan nyttast i samband med strategiarbeid, planarbeid og internkontroll i kommunen.