Melding om avvik:

Alle arbeidstakarar har eit ansvar for melda om avvik i arkivet, både det fysiske arkivet og fagprogrammet. Det same gjeld avvik i arkivplanen. Dette blir informert om ved opplæring av nytilsette og ved "dropp-inn" opplæringa som blir halden 2 gonger pr. år. Arkivet er også med på utvida leiarmøte ein gong pr. år, for å synliggjera arkivet.

 Omfang

Prosedyren gjeld alle tilsette i Tysnes kommune som på ein eller annen måte oppdager brudd på prosedyrer og tiltak som har som føremål å ivareta informasjonssikkerheten i kommunen, i tillegg omfatter den heile prosessen frå avviket vert oppdaga  til førebyggjande tiltak og forbedring av prosedyren er gjennomført.

Målet

Målet med avvikshåndtering er å avdekkja avvik og hindra gjentaking.

Bakgrunn

Tysnes kommune ønskjer å leggja til rette for at kommunen sine tilsette behandler personsensitive opplysningar i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og allment aksepterte etiske normer.

 Eit viktig tiltak er å ha systematisk tilnærming til avvikshandtering.

Kompilo

Alle avvik skal sendast inn via Kompilo. Avviket går til næraste leiar, som igjen har eit ansvar for å informera arkivansvarleg og arkivleiar. Det er rådmannen som står ansvarleg for å lukka avviket. 

Handling

Den som oppdager avviket skal også eventuelt iverksettja strakstiltak. 

 Leiar skal informerast om kva for tiltak som er iverksatt.

 Avviksrapporten skal alltid sendast til arkivleiar/rådmann og skal innehalda iverksatte tiltak.

Nr.        Handling                                                      Ansvarlig                      Når