Arkivplan.no

Rutiner for melding av avvik i arkivet

  Utskriftsvennlig versjon

Melding om avvik:

Alle arbeidstakarar har eit ansvar for melda om avvik i arkivet, både det fysiske arkivet og fagprogrammet. Det same gjeld avvik i arkivplanen. Dette blir informert om ved opplæring av nytilsette og ved "dropp-inn" opplæringa som blir halden 2 gonger pr. år. Arkivet er også med på utvida leiarmøte ein gong pr. år, for å synliggjera arkivet, og 

 Omfang

Prosedyren gjeld alle tilsette i Tysnes kommune som på ein eller annen måte oppdager brudd på prosedyrer og tiltak som har som føremål å ivareta informasjonssikkerheten i kommunen, i tillegg omfatter den heile prosessen frå avviket vert oppdaga  til førebyggjande tiltak og forbedring av prosedyren er gjennomført.

Målet

Målet med avvikshåndtering er å avdekkja avvik og hindra gjentaking.

Bakgrunn

Tysnes kommune ønskjer å leggja til rette for at kommunen sine tilsette behandler personsensitive opplysningar i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og allment aksepterte etiske normer.

 Eit viktig tiltak er å ha systematisk tilnærming til avvikshandtering.

Arbeidsplan

Behandling av avvik skal dokumenterast i ein avviksrapport if fastlagt mal.

Ansvar

Leiar for området der avviket har funne stad er ansvarlig for at korrigerande tiltak vert sett i verk. 

Avviksrapportering vert utført av den som oppdager avviket. Rapportering skal skje til einingsleiar for tilsett/avdeling. Leiar rapporterer til arkivansvarleg.

Arkivansvarleg har ansvar for å handsama avviksrapporterten og skal foreslå tiltak for arkivleiar. Dersom det er nødvendig, skal også tiltaka vurderast i lag med einingsleiar. Rådmannen skal informerast og har det overordna ansvaret.

Handling

Den som oppdager avviket skal også evtentuelt iverksettja strakstiltak. Skjema for avvikshandtering for Tysnes kommune kan nyttast.

 Leiar skal informerast om kva for tiltak som er iverksatt.

 Avviksrapporten skal alltid sendast til arkivleiar/rådmann og skal innehalda iverksatte tiltak.

 

Nr.        Handling                                                      Ansvarlig                      Når

 

 

Avviket vert oppdaga

Alle

 

2

Iverksetja tiltak

Alle

straks v/behov

3

Rapportera avvik til leiar og arkivansvarleg

Alle

 

4

Iverksette tiltak

Arkivansvarleg

 

5

Rapportere til Arkivleiar/rådmann

Arkivansvarleg

 

6

Registrere og følgja opp avvik, vurdere effekten

Arkivansvarleg

 

7

Evaluere iverksette tiltak og overføringsverdi – eienkontroller

Arkivansvarleg/arkivleiar

 

8

Tilbakemelding til berørte parter

Arkivansvarleg