Utdrag frå arkivverket sine heimesider og lovdata:
Arkivlova Kapittel I. Innleiande føresegner.
§ 1.Føremål.
Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.
§ 2.Definisjonar.
I denne lova vert desse omgrepa nytta slik:
| a.
|
dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring
|
| b.
|
Arkiv: dokument som vert til som lekk i ei verksemd.
|
| c.
|
Statleg arkiv: arkiv skapt av statleg organ.
|
| d.
|
Kommunalt arkiv: arkiv skapt av fylkeskommunalt eller kommunalt organ.
|
| e.
|
Offentleg arkiv: statleg eller kommunalt arkiv.
|
| f.
|
Privat arkiv: arkiv som ikkje er offentleg arkiv.
|
| g.
|
Offentleg organ: statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining.
|
Arkivansvar:
Offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. Plikten til å arkivere er heller ikke begrenset til kun å gjelde de dokumentene som er saksdokumenter for organet. Arkiveringsplikten omfatter derfor en større gruppe dokumenter enn journalføringsplikten.
Dersom et dokument verken har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivbegrenses. Det betyr at dokumentet ikke skal arkiveres, eventuelt fjernes fra arkivet.
Å ivareta arkivansvaret innebærer å behandle alle dokumenter som faller inn under arkivlovens arkivbegrep i tråd med arkivregelverket. Arkivansvaret og arkiveringsplikten omfatter all virksomhet i et offentlig organ. Å sikre et forskriftsmessig arkivhold kan derfor være en kompleks oppgave i organer med bredt saksfelt, eksempelvis kommuner og fylkeskommuner.
I mange organer skapes arkiver i systemer som tradisjonelt har ligget utenfor arkivtjenestens ansvarsområde. Dette kan dreie seg om fagsystemer utviklet for å støtte særskilte saksbehandlingsprosesser, databaser, kommunikasjonskanaler, samhandlingsløsninger osv. For å kunne ivareta arkivansvaret må organet gjøre en vurdering av hvorvidt slike systemer inneholder arkivdokumenter.
Hva er journalføringsplikten?
Offentlige organ har plikt til å føre journal fordi den allmenne innsynsretten skal kunne brukes. Myndigheter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert – og at den dermed kan etterspores og overprøves.
Når har et organ journalføringsplikt?
Det er tre kriterier som må være oppfylte for at et dokument skal være journalføringspliktig:
- For det første må det være et saksdokument for organet.
- For det andre må dokumentet enten ha kommet inn til eller blitt sendt ut fra organet.
- For det tredje må dokumentet både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.
Organinterne dokument er det i utgangspunktet valgfritt å journalføre, men noen typer organinterne dokumenter er det journalføringsplikt for.
Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.
Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.
Dette står om offentlighetslova:
Følgjande skal ikkje reknast som saksdokument for organet:
| a)
|
dokument som inngår i bibliotek- eller museumssamling,
|
| b)
|
dokument som private har overlate til offentleg arkiv for bevaring,
|
| c)
|
dokument som er overlate til eit organ for offentleggjering i periodisk skrift som blir gitt ut av organet,
|
| d)
|
avis, tidsskrift, reklamemateriell og liknande som organet mottek utan at det er knytt til ei bestemt sak i organet, og
|
| e)
|
dokument som ein medarbeidar i organet har motteke i annan eigenskap enn som tilsett i organet.
|
Omgrepet organ femner i lova her om alle verksemder som lova gjeld for.
Dette seier forvaltinglova om taushetsplikt:
§ 13. (taushetsplikt).
Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:
| 1)
|
noens personlige forhold, eller
|
| 2)
|
tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.
|
Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger.
Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.
https://www.arkivverket.no/veiledere-for-offentlig-sektor/veileder-for-arkivering-og-journalforing#!#block-body-4-3-0
Ps frå arkivansvarleg:
Dersom du er nytilsett og les dette, og føler at det er noko du ikkje finn ut av her eller i resten av arkivplanen, ver snill å send meg ein e-post:
aase.d.haaland@tysnes.kommune.no eller ring meg. Eg ønskjer at dette skal vera ein plass der ein kan få svar på ulike spørsmål i samband med å vera nytilsett i kommunen.
