Virkeområde

Retningslinene gjeld for kommunar som skal deponere eller avlevere elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv for Hordaland (IKAH).

Retningslinene omfattar elektroniske journal- og arkivsystem, fagsystem og alle andre elektroniske forvaltningssystem som inneheld informasjon som skal bevarast med heimel i arkivlova.

Heimelsgrunnlag

• Lov om arkiv av 04.12.92 med forskrifter; forskrift av 11.12.98 nr. 1193 (arkivforskriften) og forskrift av 01.12.99 nr. 1566.
• "Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner" av 01.06.2002
• "Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket" (forskr. nr. 1566, kap. VIII).

Føremål

Føremålet med deponering av elektronisk arkivmateriale er å ivareta verdifull dokumentasjon på ein slik måte at den kan vere tilgjengeleg i uoverskueleg framtid. For å kunne gjere dette må dataene trekkast ut av den opprinnelege databasen, konverterast til eit godkjent format, kvalitetssikrast og lagrast på eit godkjent lagringsmedium.

Føresetnader for å overføre elektronisk arkivmateriale til IKAH

Deponering og avlevering

Desse retningslinene gjeld både avlevering og deponering av elektronisk arkivmateriale. Avlevering inneber at IKAH overtar ansvar for alt vidare teknisk vedlikehald og dei tekniske konverteringane som seinare kan vere naudsynte. Når arkivmaterialet vert deponert har IKAH ansvar for vedlikehald og konverteringar av ein kopi av materialet. Denne vert bevart utilgjengelig for bruk. Det arkivskapande organet har framleis det fulle og heile ansvaret for data i det opprinnelege systemet og må vedlikehalde informasjonen og eigne brukarar inntil den formelle avleveringa har skjedd. Eit organ som deponerer elektronisk arkivmateriale, kan difor ikkje slette arkivdata i det opprinnelege systemet.

Tidspunkt for avlevering

Avlevering til IKAH skal normalt skje når arkivmaterialet er 25-30 år gamalt, jfr. arkivforskrifta § 5-2. IKAH kan saman med administrasjonsjefen fastsette andre tidspunkt for avlevering.

Frå elektroniske journal-/arkivsystem skal det gjerast arkivuttrekk straks ein arkivperiode er avslutta, jfr. arkivforskrifta § 3-17. Avlevering skal skje som deponering eller ordinær avlevering etter nærmare avtale. Eventuelle tilknytta elektroniske dokument skal følgje ved deponeringa. Tilhøyrende dokument på papir skal følgje som ledd i den ordinære avleveringa. Frå elektroniske fagsystem skal arkivuttrekk deponerast eller avleverast når det er fare for at informasjonen går tapt, t.d. ved overskriving eller konvertering. Dersom et system går ut av administrativ bruk uten at datainnhaldet vert konvertert til eit nytt system, eller dersom eit organ vert lagt ned eller opphøyrer, skal det gjerast ei samla avlevering, jfr. arkivforskriften § 5-3. Register og system som er underlagd konsesjon frå Datatilsynet, skal avleverast når konsesjonen opphøyrer. Dette gjeld også register eller system der konsesjonen inneheld føresegner om sletting. Arkivmaterialet som er overført IKAH som depositum skiftar status til avlevering på det fastsette avleveringstidspunktet eller etter nærmare avtale.

Tilbakelån

Avlevert eller deponert elektronisk arkivmateriale vil ikkje bli distribuert som ordinære utlån, men som kopiar av det avleverte materiale eller som applikasjonar eller nettbaserte formidlingstenester.

Framgangsmåte ved avlevering og deponering

Framstilling av arkivversjon

Ved deponering skal deponerende organ foreta eit uttrekk av bevaringsverdige data frå tabellene i databasen, og konvertere desse til eit filformat som er godkjent for langtidslagring. Deretter skal den nye versjonen lagrast på godkjent lagringsmedium.

Dokumentasjon som skal følgje deponeringa

For at uttrekket skal kunne benyttast må følgjende dokumentasjon følgje med, i den grad den eksisterar.

• Ein beskrivelse av datauttrekkets struktur og innhald (metadata)
• Systemdokumentasjon for beskrivelse av det opprinnelege systemet
• Brukerdokumentasjon som beskriv den administrative bruken av systemet
• Dokumentasjon med informasjon om selve deponeringa

Arkivmedium

Elektronisk arkivmateriale som deponeres hos IKAH  skal være lagret på et, av Riksarkivaren, godkjent arkivmedium. Ta kontakt med IKAH for ytterligere informasjon.

Kvart arkivmedium skal deponerast i to identiske eksemplarar.

Dersom arkivskapande organ ønskjer å deponere elektronisk arkivmateriale på eit anna medium enn det som til einkvar tid er standard, må dette godkjennast av IKAH på førehand.

IKAHs forpliktelser

Testing og kontroll

IKAH skal teste og kontrollere alle elektroniske arkiv som deponerast. Dersom det oppdagast feil eller mangler ved deponeringen plikter IKAH å melde fra til arkivskapende organ slik at et nytt uttrekk kan foretakast.

Vedlikehald

IKAH har ansvar for vedlikehald og naudsynte konverteringar i depot.

Betjening

IKAH  har ansvar for tilgjengeleggjering av deponerte elektroniske arkiver.