Bakgrunn:

Følgjande vart konkludert i samband med tilsyn av Tysnes kommune sin post og arkivteneste:

Arkivansvar er omtala på overordna nivå, men det er behov for meir tydelege fullmakter som viser kva ansvar og mynde arkivansvarleg har, og andsynes einingsleiarar og IT-leiar, t.d. grad av involvering og instruksjonsmynde.

Det betyr at det må utarbeidast ein meir detaljert stillingsomtale som tyleggjer arkivansvarleg sitt mynde og ansvar.

I dagens arkivplan er arkivansvaret omtala slik:

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Rådmannen har delegert det operative og daglege ansvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivansvarleg. Arkivansvarleg har fullmakt til å føra tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivansvarleg rapporterer til rådmannen.

Leiaren for administrative einingar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

Det følgjer av dagens ordning at arkivansvarleg rapporterer direkte til rådmannen og at arkivansvarleg også har fullmakt til å føra tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Implisitt i dette må me gå ut frå at arkivansvarleg også er overordna arkivpersonell og leiarar for administrative einingar i kommunen som fungerer som arkivskaparar. Det synes likevel klart at dette ikkje er godt nok skildra.

Instruks for arkivansvarleg           

Målet for stillinga er å sikra kommunen sitt samla arbeid med med arkivet, slik at dokumentasjon av kulturell, forskningsmessig eller forvaltningsrettsleg verdi vert tekne vare på og gjort tilgjengeleg også for ettertida.

•          Arkivansvarleg er del av Tysnes kommune – Fellestenesta.

•          Personalansvar og oppfølging av stilling som heilskap er lagt til leiar av fellestenesta

•          Arkivleiar rapporterer i høve til sin fagleiarfunksjon til rådmann

Arkivansvarleg har, på vegner av rådmannen, det overordna faglege ansvar for kommunen sin samla arkivteneste, for arkivdanning og bevaring.

Arkivansvarleg skal føra tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna anna arkivpersonell. Arkivleiar har i samsvar med dette også moglegheit til å gjennomføra endringar der det er naudsynt for å ivareta kommunen sitt ansvar etter arkivlova eller anna lovverk som naturleg føl arkivarbeidet, td. offentleghetslova.

Arkivansvarleg har mynde til å gjera naudsynte tiltak innanfor arkivområde. Dette omfatter alle einingar i kommunen som er arkivskapar. I dette ligg også stabsfunksjoner og It.

Arkivansvarleg skal involverast i samband med innføring av nye datasystem, eller endringar som på anna måte påverkar kommunen sitt ansvar for forsvarleg arkivhald. Måten arkivansvarleg deltek på skal vurderast i den einskilde sak.

Arkivansvarleg skal melda alle avvik som kan verka til at kommunen ikkje ivaretek sitt ansvar etter arkivlova direkte til rådmann.

1. 1. Å vera fagleiar for personale som arbeider med arkivarbeid.
   2. Å sikre at det vert gjeve naudsynt opplæring og rettleiing innanfor arbeidsområdet, dette er knytt både til arkivarbeidarar og sakshansamarar.
   3. Å utarbeide og vedlikehalde heilskapleg arkivplan som sikrar gode rutiner i alle ledd av arkivarbeidet.
   4. Å sikra arkivavgrensing og kassasjon i samsvar med gjeldande regelverk.

1. 1. Å uttala seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen
   2. Å utarbeida årleg driftsplan for arkivtenesta. Den skal drøftast i fellestenesta før den skal leggjast fram for rådmannen medio desember kvart år.
   3. Å føra tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
   4. Å føra kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra.
   5. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velja edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
   6. Å vera kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS

Med helsing
Tysnes kommune

Steinar Dalland

rådmann