Retningslinene for avlevering av arkivmateriale til depot hos Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS bygger på kommunen sine avleveringsreglar (jfr. Arkivforskrifta § 5-12og § 5-4) og Riksarkivarens Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. 

Ansvarstilhøve 

Ved avlevering til depot hos IKAH blir ansvaret for forvaltninga av det avleverte arkivmaterialet overført til IKAH. 

Kommunen har fortsatt eigedomsretten til arkivet og det overordna ansvaret for at arkivet blir bevart i samsvar med arkivlova § 6. 

Avleveringstidspunkt 

Tidspunkt for avlevering av arkivmateriale skal avtalast med IKAH. 

Vanleg administrativt arkiv, saksarkiv, skal avleverast til depot etter 25 år.

Avslutta arkiv etter nedlagte einingar skal avleverast straks, dersom det ikkje blir overført til ei anna kommunal eining. 

Følgjande arkiv skal avleverast etter 10 år:

• Mapper på barnehagebarn etter Opplæringslova
• Elevmapper frå skule etter Opplæringslova
• Klientmapper på PPT
• Barnevernsmapper etter Barnevernlova
• Klientmapper etter Sosialtenestelova
• Klientmapper frå flyktningekontor
• Pleie- og omsorgsarkiv (brukarmapper) etter Sosialtenestelova
• Pasientjournalar og helsekort frå kommunehelsetenesta 

Klargjering - gjeld alle arkivdeler:

 Materialet som skal avleverast skal behandlast på følgjande måte:

• Møtebøker og vedtaksbøker som er produsert som lausblad, skalbindast inn. Møtebøker der referata er limt inn i protokollar er ikkje arkivhaldbare, og det skal takast kopi av desse før overføring. Kopien skal avleverast saman med originalen.
• Kopibøker og utskrifter av journalar skal bindast saman og leggjast i arkivboksar.
• Saksdokument skal leggjast i omslag eller mapper i samsvar med strukturen i arkivet. Omslag og mapper skal vera påførte informasjon om innhaldet: arkivkode, saksnummer, sakstittel e.l.
• Omslag/mapper skal vera av syrefritt papir. Eit omslag kan vera eit A3-ark som er bretta på midten og lagt rundt dokumenta.
• Personmapper skal leggjast i arkivboksar alfabetisk eller etter fødselsdato, det vil sei i same orden som arkivet var ordna etter før avleveringa. Boksane må ikkje vera for fulle. Mapper etter døde personar bør merkast særskilt. Dersom det er større mengder av slike mapper, kan desse leggjast i eigne arkivboksar som ein eigen serie.
• Arkivmaterialet skal vera kassasjonshandsama.
• Materialet skal reingjerast for smuss, støv, plast, plastomslag, merkelappar med lim (t.d. ”post-it”), tape og binders skal fjernast.
• Dersom materialet er skada, skal det takast kontakt med IKAH for å få råd om korleis det kan reparerast. Materialet skal vera reparert før avlevering.

 Pakking og merking 

Arkivmateriale som ikkje skal bindast inn, skal behandlast på følgjande

måte: 

• Materialet skal leggjast i arkivboksar som er godkjent av IKAH.
• Materiale som ikkje kan leggjast i arkivboksar, skal pakkast på forsvarleg måte i samråd med IKAH.
• Alt arkivmateriale skal vera reingjort før overføring.
• Materialet skal merkast med etikettar av arkivhaldbart papir.
• Etikettane skal limast på med lim som er godkjent av Riksarkivaren. Sjå <http://hordalandmal.arkivplan.no/content/view/full/15430>
• Etikettane skal innehalda informasjon om kommunen, arkivskapar, arkivserie, innhald, ytterår og arkivstykkenummer. 

Avleveringslister 

Arkivdepotet har utarbeidd standardiserte avleveringsskjema. Arkiv som skal avleverast skal vera registrert på desse listene på denne måten:

• Kvar arkivserie skal førast på ei eiga liste, med opplysningar om arkivskapar, arkivserie og ytterår. Listene skal vidare gje oversyn over arkivstykka i serien, med informasjon om nummerering og innhald.
• Dersom delar av materialet er unntatt frå offentleg innsyn, skal dette gå fram av arkivlistene.
• Personregistermappene skal registrerast i avleveringslister, som skal vera identisk med innhaldet i boksane. Mappene treng ikkje liggja alfabetisk.
• Denne skal gje oversyn over kva mapper som ligg i kvar einskilt arkivboks.
• Listeføring skal skje i Word/Excell, og lagrast på eit høveleg medium (cd/minnepenn) og skal enten bli levert IKAH før deponering eller følgja med når arkivet vert deponert til IKAH.
• Kontroller nøye at avleveringslistene samsvarer med innhaldet i arkivboksane.
• Avleveringslistene er grunnlaget for det bestands-oversynet som IKAH til ei kvar tid skal ha over materialet som vert oppbevart hos IKAH.

 Gjennomføring og godkjenning 

Arkivleiar samordnar arbeidet med å klargjera arkivmaterialet frå ulike avdelingar/einingar for avlevering. Kommunen er ansvarleg for gjennomføringa av avleveringa og dekkjer kostnadene. Kommunen får ein kvittering frå IKAH når materialet er avlevert til depotet. 

Materialet som ikkje er ordna etter dei retningslinene som er beskrive over kan bli nekta godkjent for avlevering til IKAH sitt depot. Materialet må i så fall tilbake til kommunen for ny ordning og merking for kommunen sin rekning. Ta derfor kontakt på førehand dersom noko er uklart med omsyn til avleveringa.