Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Oppgavefordeling mellom arkiv, sakshandsamar og leiar

Arkivansvarleg har ansvar for:

  • Arkivansvarleg  har ansvar for at det daglege arkivarbeidet i organisasjonen skjer i samsvar med lover, retningsliner og instrukser
  • Arkivansvarleg informerer rådmannen regelmessig om den daglege drifta
  • Arkivansvarleg plikter å halda seg orientert om den arkivfaglege utviklinga
  • Arkivansvarleg plikter å utarbeide instruksar for det daglege arkivarbeidet i organisasjonen
  • Arkivansvarleg har ansvar for at heile organisasjonen brukar same godkjente arkivnøkkel og at denne til einkvar tid er à jour
  • Arkivansvarleg skal sjå til at arbeidet med arkivavgrensing og kassasjon skjer i samsvar med gjeldande reglar og instruksar
  • Arkivleiaransvarleg skal syta for at nytilsette arkivmedarbeidarar får den nødvendige opplæring og instruksjon
  • Arkivansvarleg skal syta for at arkivpersonalet får den nødvendige etteropplæring
  • Arkivansvarleg skal halde arkivpersonalet orientert om alle forhold som kan ha verdi for arkivarbeidet
  • Arkivansvarleg har ansvaret for all bruk og lån av organisasjonens eldre arkivsaker
  • Arkivansvaleg har ansvaret for at arkivmaterialet vert gitt trygge oppbevaringsforhold etter gjeldande retningslinjer
  • Arkivansvarleg har ansvaret for at fjernarkivet er i orden
  • Arkivleiarleiar skal vera interkommunalt arkiv sin kontaktperson i organisasjonen. Arkivleiaren skal i samarbeid med rådmanne og IKA syta for at organisasjonen har ein rasjonell og forsvarleg arkivteneste i tråd med loverket

Fellestenesta har ansvar for å:

  • Motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post
  • Oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
  • Kontrollera dokument som står i R regelmessig
  • Avslutta saker, på web og fysisk arkiv. Laga elektronisk journalliste og kontrolla fysisk innhald i arkivsaka. Leggja journallista i arkivsaka før arkivering.
  • Føra lånekort for utlån frå arkivet og har oversikt over utlånsmassen.
  • Ha gode arkiveringsrutinar
  • Ferdigstilla utgåande skriv med rett statuskode
  • Frankera og handtera utgåande post
  • Leggja ut postliste på Tysnes kommune si heimside
  • Halda orden i arkivlokala

Sakshandsamar har ansvar for å:

  • Levera personleg adressert post, dvs. papirdokument, telefaks, e-post og sms til sentralarkiv for journalføring
  • Ha oversikt over kva for saker han har til handsaming ved hjelp av oppgåvelista på ESA/andre fagsystem
  • Kontrollera at dokumentet er blitt unntake off, med den rette paragrafen dersom det skal gjerast
  • All dokumentproduksjon skal gjerast i ESA
  • Levera orginaldokument til fellestenesta for vidare ekspedering dersom ein ikkje har nytta elektronisk utsending. 
  • Arkivmapper som ikkje er i bruk, skal leverast til fellestenesta, sjølv som dei i framtida skal takast opp igjen.

 

Laster...