Arkivplan.no

Årshjul/Avvik/Opplæringsplan

  Utskriftsvennlig versjon

Jf. forskrift om offentlege arkiv § 4 skal; «den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll». 

Kommunen ønskjer å nytte arkivplan.no som verktøy for kommunen sin arkivplan. Arkivplanen skal nyttast som eit arbeids- og styringsverktøy for arkivleiar i kommunen. I mappa under (internkontroll og arkivplan) finn ein oversikt over kva type informasjon som er skildra i dei einskilde verktøya.

I arbeidet med «orden i eiget hus» nyttar vi difor rammverket skildra i Digitaliseringsdirektoratet si rettleiing «Internkontroll i praksis – informasjonssikkerhet» og deira rammeverk for etablering av internkontroll (sjå figur under).

Årshjulet er ein viktig del av Tysnes kommune sin internkontroll. Den regulerer og legg føringar for at kommunen skal jobbe aktivt med å forbetra sine arbeidsprosessar og kontinuerleg føra kontroll over og planleggja kommunen sitt arbeid slik at ein etterlev dei lovpålagde oppgåvene kommunen er sett til å gjere. Kommunen ønskjer å jobba systematisk med dette og har difor planlagt aktivitetar som skal bygge opp under og forbetre prosessane i eit årshjul, som skildra under.

Ved behov:

I introduksjonsprogram ved nyttilsetjing skal dette skje:

I løpet av dei to fyrste vekene

Ansvar

Gjennomført

Ikkje aktuelt

Utfyllande orientering om faste rutinar og gjeremål

 

 

 

Utfyllande informasjon om oppgåver som ligg til stillinga

 

 

 

Opplæring i dataprogram og sikkerheitsrutinar

 

 

 

Opplæring i bruk av hjelpemiddel

 

 

 

For sakshandsamarar: sørgje for opplæring i kommunen sitt sak/arkiv-system, samt arkivrutinar.

 Arkivleiar

 

 

 

 

 

 

Introduksjonsprogram for nytilsette 

Introduksjonsprogrammet gjeld i særleg grad personar som blir tilsett på rådhuset eller på annan måte utfører sakshandsaming for Tysnes kommune.

Arkivleiar vurderer utifrå kva arbeidstittel/arbeidsplass arbeidstakaren er tilsett på, kva for informasjon som skal gjevast.

Dersom den nytilsette skal jobba med sakshandsaming, skal det gjevast følgjande informasjon:

 

  1. møte:

-         Kort introduksjon av arkivet til Tysnes kommune

-         Kort introduksjon av rutiner kring inngåade og utgåande post

-         Kort introduksjon av ESA

-         Kort introduksjon av hjelpemidler, dvs. arkivplan,intranett osv.

-         Avtala tidpunkt for opplæring

-         Skal personen også jobba i fagprogam, vert opplæringa samordna med opplæringsperson i fagprogram (Birgitta)

  1. Møte

-         Opplæring i ESA. Opplæringa skal tilpassast arbeidsoppgåvene. Det blir i

opplæringsdelen gjeven brukar id og passord

. Opplæringa skjer i kurs-basen, men innlogging i produksjonsbasen på slutten av kurset.

-         Opplæringa skjer i samband med opplæring fagsystem. For nye brukarar er det viktig og forstå forskjellen på sakshandsaming i fagprogram kontra ESA.

  1. Møte

-         Skulder til skulder hjelp dersom det er naudsynt. Denne helpa blir gjeven fortløpande så lenge det er behov for det.

Etter dette er introduksjonsprogrammet utført, og den tilsette føl aktuelle kurs vidare.

Kvar månad:

Arkivplanen skal gåast gjennom i hovedkapittla for å sjå om det er skal gjerast endringar.

Kvart halvår:

"Dropp-Inn" opplæring arkiv og ESA. Andre fagsystem ved behov.

Årleg:

Full gjennomgang av arkivplan medio okotober månad. Alle kapittla og alle under kapittler skal gjennomgåast.

Arkivleiar skal inviterast med på felles einingsleiar møte for å orientera/rettleia leiarar og mellomleiarar.

Opplæring arkivmedarbeidarar:

Alle får tilbud om alle IKAH sine kurs/seminar, både dei IKA held sjølv, og dei som vert arrangert av dei, med innleigd føredragshaldar.

Me bruker  også å delta i fagsystema sine brukarkonferansar. Me har også fellesmøte 1 gong pr. månad: Arkivsnakk.