FORMÅL

Formålet med retningslinjene er å etablera eit felles regelverk i Tysnes kommune for håndtering av papirbasert og elektronisk lagret elevmapper i grunnskulen.

OMRÅDE

Retningslinjene gjeld for elevmapper som blir behandla ved den enkelte skule etter lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringsloven).

DEFINISJONER

Med elevarkiv meiner dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte elev på skulen, og der informasjonen er ordnet i egne papirbaserte elevmapper, alfabetisk etter elevens etternavn.
Med elevmappe meiner fysiske mapper i elevarkivet på den enkelte elev.
Med elektronisk lagret elevmappe meiner ein elevsak oppretta i kommunen sitt sak- og arkivsystem, ESA  etter bestemte kriterier nevnt i desse retningslinjene.

PERSONREGISTRE

Elevmappene dannar eit personregister og skal følgja reglane i personopplysningslova. Opplysningene i elevmappene er tilgjengeleg for tilsette i grunnskolen i den utstrekning som trengs for ein hensiktsmessig arbeids- og arkivordning.

ELEVMAPPER

Overordna prinsipp er at all dokumentasjon om en elev primært skal arkiveres på ett stad, i elev-mappa. Karakterlister, eksamensprotokoller og fraværslister skal imidlertid oppbevares på skulen, ikkje i elevmappene.
Skulen skal opprette elevmappe på alle elevene ved skulen, og kun en elevmappe pr. elev. Hvis korrespondanse knytt til eleven skal journalføres skal det opprettast ei elevsak (elektronisk elevmappe) i sak- og arkivsystemet, etter en fast standard.
Elevmappa bør opprettes når eleven begynner i 1. klasse.

Ordningsprinsipp
Kvar elevmappe i elevarkivet skal opprettast med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det vert nytta alfabetisk inndeling etter elevens etternavn. Navnet på mappen påføres på denne måten: Etternavn, Fornavn.  Fødselsdato benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn. Personnummer benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn samt fødselsdato.

Innhold i elevmappe
I den fysiske elevmappen skal det liggja følgende dokumenter:
Disse typer dokumenter skal bevares:
Førehandssvarsel og enkeltvedtak om skuleplassering
Individuelle opplæringsplaner, IOP´er (herunder sakkyndig vurdering PPT)
Relevant dokumentasjon vedrørende søknad, tildeling samt tilrettelegging av spesialundervisning
Varselbrev (fravær, nedsatt karakter, nedsatt orden og oppførsel)
Disiplinære føretak
Søknad om permisjon
Søknad om fritak for fag og fritak for vurdering i eit fag
Dokumentasjon vedrørende bortvisning
Dokumentasjon om tilrettelegging ved eksamen og heildagsprøver
Rådgjevar/kontaktlærer/sosiallærar sine notat, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for elevens skolegang.

1 Etter opplæringslova sin § 15-3 har skulen sitt personale – utan at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet det er grunn til å tru at barnet blir mishandlet i heimen eller at det føreligg andre alvorlige former for omsorgssvikt.

Vedtak om morsmålsundervisning og tospråklige fagopplæring (enkeltvedtak)
Referat frå ansvarsgruppemøter
Referat frå foreldresamtaler og konferanser
Kopi av bekymringsmelding til barnevernet (foresette skal varslas før denne vert sendt)
Skriftlig vurdering
Skademeldingar og skaderapportering til forsikringsselskap
Annan dokumentasjon og korrespondanse rundt fråvær (for eksempel søknad om permisjon ut over opplæringsloven)
Melding om elev som avbryter opplæring
Klage på standpunkt- og eksamenskarakter og svar på slik klage
Kopi av flyttemelding
Skulen sitt notat om avbrutt opplæring (i dei tilfelle der melding ikkje vert gjeven av eleven eller foresatte)
Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller annen skole

Følgjande skal bevares i to år etter sluttdato

Sjukemeldingar og legeerklæringar
Dokumentasjon av skuleskyss
Dei nyaste elevopplysningsskjema
Søknad om innsyn i elevmappe
Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i samband med skifte av skule

Oppretting av elevmapper i sak- og arkivsystemet
Korrespondanse (både inngående og utgående) vedkomande einelev som skal journalførast skal skje i en egen sak - elektronisk elevmappe, i sak- og arkivsystemet. 

UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN

Elevmappa skal berre lånast ut til tilsette som konkret jobber med eleven. Andre tilsette har ikkje tilgang til elevmappa. Ingen elevmapper må fjernas fra elevarkivet uten at utlån er registrert. Utlån vert gjort på følgjande måte: ved å fylla ut utlånskort påført elevens for- og etternavn, låntakers navn og dato for utlån. Utlånskortet  blir lagt på saka i elevarkivet som informasjon om kven som har lånt saka, og vert teken bort når elevmappa vert levert tilbake. Dersom  det gjeld ein elevmappe som har ei tilsvarende sak registrert i sak- og arkivsystemet skal vert dette ogsåregistrert i sak- og arkivsystemet.
Elevmappa skal ikkje leverast ut til andre i kommunen, og skal heller ikke takast med utenfor skulen sine lokaler.

Innsyn
Krav om innsyn i elevmapper vert handsama etter regler om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, samt etter innsynsretten i personopplysningslovens § 18. Eleven har som hovedregel rett til fullt innsyn i si eiga elevmappe, det samme gjelder føresatte. Dersom ein elev sjølv ber om innsyn uten at foresatte er involvert – eller eksplisitt ber om at førsette ikkje får innsyn, bør føresette bli varsla om dette. Kommunen legg til grunn at foreldreretten står sterkt i slike saker, og derfor bør føresette i slike tilfeller varslast. Tidligere elever som har nådd myndighetsalder utøver innsynsretten fullt ut på eiga hand. Partane får tilsendt kopi av dei saksdokumeta som de har krav på innsyn i.

For å vurdere krav om innsyn skal Tysnes kommune motta ei skriftleg  henvendig om dette. E-post vert å rekna skriftleg henvending.

Ved flytting til annan kommune eller byte av skule

Dersom eleven flytter til ein annen kommune eller begynner på ein privat grunnskule, kan det med samtykke fra eleven eller føresatte oversendast kopi av dei dokumenta i elevmappa som er nødvendig for å videreføra skulegangen. Samtykke til slik oversending skal gjevast skriftlig. Opplysningar om disiplinære forhold skal ikkje overførast til ny skule, med mindre det foreligg samtykke.

Bruk av e-post ved overføring av elevopplysninger
Det skal som hovedregel aldri sendast personsensitive dokumenter med e-post. 
Tysnes kommune nyttar svarut, som skal vera ein sikker elektroniske må å senda sensitive dokument på.

ARKIVERING AV ELEVMAPPER

Arkivering
Elevmapper skal arkiverat som ein eigen arkivserie. Mappene skal være ordnet alfabetisk etter etternavn i låsbart arkivskap på skulane.

Aktivt arkiv
I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det berre oppbevarast elevmapper for elevar som går på skulen.

Bortsettingsarkiv/arkivdepot
Arkivansvarlig/rektor på skulen har ansvar for at avlevering av elevmapper skjer etter gjeldende retningslinjer. Mapper på elearv som ikke lenger går på skulen skal overførast til det sentrale arkivdepoet på rådhuset, og dette skal skje umiddelbart etter at eleven slutta. Arkivansvarlig/rektor har ansvaret for at elevarmapper som skal leverast til rådhuset er rensa for arkivframmande gjenstander som gummi, binders, plastikk etc.

Ordningsprinsippet i bortsettingsarkivet/depot skal primært være alfabetisk etter elevens etternavn og fornavn, og sekundært etter avgangsår. 

Pakking, merking og rengjering av elevmapper
Elevmappene skal avleveres i stående arkivbokser (A-4 format), og all merking av bokser (om innholdet) skal være gjort med blyant:
Navn på skule
Elevmapper, alfabetisert fra-til
Tidsrom (startår-sluttår)
Arkivboksene skal ha bredde 9,5 cm med flipp (skal vende utover), og det skal kun skrives på den siden/ryggen av boksen hvor flippen er.

ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON

All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet makulerast.

Arkivbegrensning
Det skal til enhver tid utførast arkivbegrensning i henhold til arkivforskriftens § 3-19. Etter at eleven har slutta på skulen, skal elevmappa innehelda dokumentasjon av skulen sin sakshandsaming og tiltak som er sett i verk overfor eleven, etter de retningslinjer som er nevnt i dette dokumentet. Arkivansvarlig på skolen har eit særligt ansvar for å sjå til at berre relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for fremtida.

Kassasjon og bevaring
Elevmapper skal i sin heilhet bevarast, etter at arkivbegrensing er gjennomført. Dette gjeld også saker om disiplinære forhold som ligg i elevmappa. Etter arkivlovens § 22 kan det medføra straffeansvar dersom man utfører uheimla kassasjon.

AVLEVERING AV ELEVMAPPER TIL DEPOT - IKAH

Tidspunkt for avlevering
Kommunen skal avlevera sine elevmapper til depot hos Interkommunal arkiv etter tilråding, normalt ca 10 år etter at eleven er slutta.
Avleveringen skal skje etter forhåndsavtale.

Ansvar for avlevering
Arkivlansvarleg har ansvar for at avlevering vert utført i samsvar med retningsliner for avlevering av kommunalt arkivmateriale som blir gitt av IKA Hordaland.
Ved avlevering blir ansvaret for elevmappene overført til depot, som også vil ta seg av alle henvendingar knytt til elevmappene.

Tilbakelån

Tilbakelån skal skje etter nærmere avtale arkivansvarleg og IKA Hordaland