Reservasjonskontroll

Fellestenesta skal ein gong i månaden utføra kontroll med saker status B og journalpostar med status R, eller som er eldre enn 2 md. og som er tomme.

Framgangsmåten for slike søk er å finna i rutinar for arkiv.

Saker og dokument som er oppretta, men ikkje er tekne i bruk skal slettast frå journalsystemet. Før sletting skal arkivtenesta ta kontakt med sakshandsamar for å få stadfeste sletting.

Forfallskontroll

Sakshandsamarane er sjølve ansvarlege for å overhalda fristane som gjeld.

Restanselister/restansekontroll

Fellestenesta skal fire gonger årleg ta ut rapport over saker som ikkje er ferdighandsama/avskrivne.

Leiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for at det i god tid på førehand vert teke ut restanseliste for sakshandsamarar som skal slutta. Leiar skal syta for at eventuelle restansar vert avskrivne.

Utlånskontroll

Arkivet skal skriva ut utlånsliste to gonger årleg for å få oversyn over arkivmateriale som mellombels er ute av arkivet.

Det skal setjast i verk tiltak for å få returnert utlånte arkivsaker.