FORMÅL

Formålet med desse retningslinene er å etablera eit felles regelverk i Tysnes Kommune for handtering av papirbaserte barnehagemapper i dei kommunale barnehagane, og innan for ramma av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.

OMRÅDE

Retningslinjene gjeld for barnehagemapper som blir handsama ved dei kommunale barnehagane etter lov av 17.juni 2005 nr.64 om barnehager (barnehageloven).

DEFINISJONER

Med arkiv av barnehagemappe meiner ein dokument som inneheld informasjon om det enkelte barn i barnehagen, og der informasjonen er ordna alfabetisk etter barnet sitt etternavn i eigne papirbaserte barnehagemapper.
Med barnehagemappe meiner ein fysiske arkivmapper i barnehagemappearkivet på det enkelte barn.
All arkivverdig informasjon som skal takast vare på om det enkelte barnehagebarn må derfor vere papirbasert inntil vidare. Dokumenter som vert produsert elektronisk må skrives ut på papir og arkiverast i barnehagemappen. 

PERSONREGISTRE

Handsaming av personopplysningar i barnehagane skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i barnehagemappene er tilgjengelig for ansatte i barnehagen i den utstrekning som trengs for ei hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf.forvaltningslovens § 13 b, pkt 3).

Ansvarlig for barnehagemappene etter personopplysningsloven § 2 er styrer i den enkelte barnehage når barnehagemappa så lenge barnehagemappa oppheld seg i barnehagen.

OPPRETTING AV BARNEHAGEMAPPE

All dokumentasjon om eit barn skal arkiverast på ein stad, i barnehagemappen. I kvar enkelt barnehage skal det være et felles barnehagemappearkiv.
Kvar barnehage skal oppretta barnehagemappe på alle barn som har vedtak om barnehageplass, og det skal berre opprettast ei mappe pr. barn.

Ordningsprinsipp

Kvar barnehagemappe skal opprettast med utgangspunkt i eit unikt ordningsprinsipp, der det skal nyttast alfabetisk inndeling etter barnet sitt etternavn slik: Etternavn, Fornavn. Fødselsdato vert nytta for å skilja barn med samme for- og etternavn.

INNHALD I BARNEHAGEMAPPE

I den fysiske barnehagemappa skal det liggja følgjande dokument:

Dokumenter som skal bevarast:
• Henvisning til PPT og andre instanser
• Søknad/halvårsrapport om spesialpedagogisk hjelp
• Individuelle opplæringsplaner/halvårsrapport (herunder sakkyndig vurdering PPT)
• Referat fra ansvarsgruppemøter
• Referat fra foreldresamtaler og konferanser
• Kopi av bekymringsmeldinger til barnevernet
• Skademeldinger og skaderapportering til forsikringsselskapet
• Individuell plan (kopi av alle, ikke bare den nyeste)
• Dokumenter/arbeidsdokumenter utformaav personell ved mistanke om omsorgssvikt eller i saker der sosialtjenesten er involvert.

Etter barnehagelovens § 22 har tilsette i barnehagen – uten at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet når ein har grunn til å tru at barnet blir mishandlet i heimen eller det foreligg andre alvorlige former for omsorgssvikt. Etter barnehagelovens § 21 skal barnehagepersonale gje sosialtjenesta bistand i klientsaker.

JOURNALFØRING AV DOKUMENTER I BARNEHAGEMAPPE

I arkivforskriftens § 2-6 er det gjeven retningsliner om at i sak- og arkivsystemet skal offentlig organ registrera alle inngående og utgående dokument som etter offentlighetsloven § 4 må reknast som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Det er knytt to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) dei skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon. Barnehagen må derfor utvisa eit visst skjønn i forhold til kva som skal journalførast:

2. Faguttalelser fra f.eks PPT som fører til tiltak
3. Enkeltvedtak om spesialundervisning
4. Kontakt med barnevernet
5. Dokumenter som barnehagen mottar og som er gjenstand for saksbehandling

UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN

Utlån
Barnehagemappe skal kun lånes ut til tilsette som konkret jobber med barnet. Andre tilsette har ikkje tilgang til barnehagemappen. Ingen barnehagemapper må fjernast frå arkivet uten at utlån er registrert. Utlån skjer på følgjandemåte: ved å fylla ut utlånskort påført barnet sitt for- og etternavn, låntakeren sitt navn og dato for utlån. Utlånskortet vert lagt på saka i arkivet som informasjon om kven som har lånt mappa, og vert fjerna når mappa vert returnert. 
Barnehagemappa skal ikkje lånast ut til andre barnehager eller enheter i kommunen, og skal heller ikke takast med utenfor barnehagens sine lokaler.

Overføring
I tråd med prinsippet om at det primært skal berre vera ei barnehagemappe pr. barn, skal barnehagemappa følgja barn ved bytte av kommunal barnehage i kommunen. 

Innsyn
Krav om innsyn i barnehagemapper skal handsamast etter retningsliner om partsinnsyn i forvaltningslovens § 18-20, samt etter personopplysningslovens § 18. barnet sine foresatte har som hovedregel rett til innsyn i barnehagemappa. Dokumenter som er utarbeida for den interne saksførebuinga kan unntakast frå innsyn. Det skal praktiserast merinnsyn, jf. Offentleglovas § 11. på anmodning kan partene få tilsendt kopi av dei saksdokumentene som de har krav på innsyn i.
For å vurdere krav om innsyn skal barnehagen/arkivet motta skriftlig henvending, samt at svar fra barnehagen/arkivet vert gjort skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse.

Ved flytting til annen kommune eller bytte av barnehage

Med samtykke frå foreldre eller føresette kan opplysningar om eit barn overførast til en annen barnehage i andre kommuner. Det skal då kun oversendast kopi av dei dokument i barnehagemappa som er nødvendig for barnetet sin videra utvikling. Samtykke til slik oversending skal gjevast skriftlig. Opplysninger om familiære forhold skal ikkje overføres ny barnehage, med mindre det føreligg samtykke.

Bruk av e-post ved overføring av opplysninger om et barn

Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter på e-post.

Tysnes kommune nytta SvarUt som er ein sikker må å senda sensitive dokument på.

ARKIVERING AV BARNEHAGEMAPPER

Arkivering
Barnehagemapper skal arkiverast som ein egen arkivserie. Mappene skal være ordnet alfabetisk etter etternavn, i arkivskap.

Aktivt arkiv
I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det berre oppbevares barnehagemapper for barn som går i barnehagen.

Bortsettingsarkiv på rådhuset
Styrer har ansvar for at bortsettjing av barhagemapper skjer etter gjeldende retningslinjer. Mappe på barn som ikkje lenger går i barnehagen skal overførast til arkiv på rådhuset, og dette skal skje umiddelbart etter at barnet har sluttea Styrer har ansvaret for at  barnehagemapper er rensa for gjenstander som gummi, binders, plastikk etc.

Arkivbegrensning

Det skal til eikvar tid utførast arkivbegrensning i henhold til arkivforskriftens § 3-19. Etter at barnet har slutta i barnehagen, skal barnehagemappen inneehalde dokumentasjon av barnehagen sine lovpålagte tilbud, under det ligg tiltak som er sett i verk ovenfor barnet, etter dei retningsliner som er nevnt ovenfor. Styrer i barnehagen har eit særlig ansvar for å sjå til at kun relevant og nødvendige dokumenter blir arkivert for ettertida.