Arkivansvaret

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Rådmannen har delegert det operative og daglege ansvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivansvarleg. Arkivansvarleg har fullmakt til å føra tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivansvarleg rapporterer til rådmannen.

Leiaren for administrative einingar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

Arkivtenesta sine oppgåver

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til fellestenesta. Arkivansvarleg har det daglege ansvaret for arkivarbeidet og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeida etter denne målsetjinga:

1. Fellestenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll).
2. Fellestenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), sakshandsamingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
3. Fellestenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungera som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
4. Fellestenesta tek vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Arkivdepotet sine oppgåver

Kommunen er etter § 18 i arkivforskrifta forplikta til å levera eldre og avslutta arkiv til arkivdepot.

Arkivdepot for Tysnes kommune er Interkommunal arkiv i Hordaland.

Under er det skildra kva for ansvar IKA Hordaland har jf. avtaler med Tysnes kommune.  

1. Jf. selskapsavtala (av 1. januar 2020) har IKA Hordaland ansvaret for;

•  Å legge forholda til rette for at eigarane kan gjennomføre arkivlova med sine intensjonar og føresegn på ei  rasjonelle, funksjonsdyktige og effektiv måte.
  • utføre kompetansehevande tiltak, som kurs og seminar
  • å vere rådgjevarar innanfor det arkivfaglegefeltet

2. Jf. depotavtala (av 1. januar 2014) har IKA Hordland ansvar for;

• Å oppbevare og betjene kommunen sine ferdig ordna arkiv uavhengig av format (både papir og digitale system) jf. lov og forskrift
  • At arkiva er oppbevart i godkjente lokale
  • Føre register over bestand og tilvekst
  • Betjena arkiv i samband med førespurnader frå arkiveigar og/eller publikum
  • Legge til rette for tilbakelån av avlevert arkivmateriale
  • Legge til rette for tilgang til arkivmaterialet på lesesal jf. gjeldande lover og forskrifter
  • Utarbeide rutinar, retningslinjer og instruksar for korleis arkiv, både papir og digitalt, skal organiserast før avlevering til IKA Hordaland
  • Gje kommunen rettleiing i handsaming av arkivmaterial før avlevering til IKA Hordaland

3. Jf. oppdragsavtaler (av 10. desember 2018) har IKA Hordaland ansvar for;

• Ordne arkiv jf. lov og forskrift frå perioden 1993 – 2014
• Utarbeide bevaring- og kassasjonsplan for perioden 1993-2014
• Utarbeide arkivkatalog for alt arkivmaterialet kommunen har avlevert til IKA Hordaland

 4. Jf. oppdragsavtaler (av 12.februar 2020) har IKA Hordaland ansvar for;

• Å utarbeide eit rammeverk for kommunen sin arkivplan, jf. arkivlov med forskrift og riksarkivarens forskrift kapittel 1.