ESA – Instruks for behandling av elektroniske dokument

Dette dokumentet inneheld ein oversikt over rutinar, retningsliner og instruksar for ESA, sak- og arkivsystemet til Tysnes kommune. Oppsett og inndeling tek utgangspunkt i heimlar som krev dette i «Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forksrift), kapittel 3 Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument». I all hovudsak er det §3-2, §3-4 og §3-6, ledd 2, som krev skriftleg skildring av rutine og/ eller retningsliner. Dette er skildra under.

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

 1.      Det skal utarbeides instruks for organet som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter i arkivsystem.

2.      Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:

A)    Ansvar for tildeling og ajourhold av brukarrettighet:

Arkivansvarleg i fellestenesta har hovedansvar for tildeling og ajourhald av brukarrettar til registerings- og arkiveringsfunksjonar. It leiar har også fagkunnskapen, og kan gå inn som «vikar» når det trengs. Arkivansvarleg er saman med It-leiar er også systemansvarleg.

Ajourhald av brukarrettar:

Arkivansvarleg har ansvar for at brukarrettane vert ajourhaldne kontinuerleg.

Leiaren til dei nytilsette arbeidstakarane har ansvar for at arkivansvarleg og It-leiar vert informert/varsla om:

-           tildeling av brukarrettar til nye personar i sak/arkivsystemet ESA

-           personar som ikkje lengre skal ha brukarrettar i sak/arkivsystemet ESA

-           endring av ein person sine brukarrettar i sak/arkivsystemet ESA

Det kan skje slik:

-           ved nytilsetjing

-           ved endring i stilling som fører til endra rettar i sak/arkivsystemet

-           når tilsette sluttar

Meldinga skal innehalda:

-           den tilsette sitt fulle namn, stillingstittel, telefonnummer og e-postadresse

-           nøyaktig dato for endring av brukarrettar/oppretting av ny bruker/stopp av brukarrettar

-           spesifisering av kva tilgangar og rettar den tilsette skal ha, eller evt. stopp av tilgangar

-           spesifisering av den enkelte sine roller, evt. klarering for tilgangskodar

Meldinga skal vere skriftleg, slik at leiar er ansvarleg både for brukarrettighetane til sine tilsette, og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukarettighet.

Melding skal sendast pr e-post til fellestenesta.
post@tysnes.kommune.no

Ajourhald av brukarrettar i sak/arkivsystemet er grunnleggjande for tryggleiken i systemet, t.d for å sikra at sensitiv informasjon ikkje kjem på avvege. Tildeling av brukarrettar er leiaren sitt ansvar.

Når brukarrettane er oppretta vert det laga eit X-notat i vedkomande brukar si personalmappe, der ein legg inn kva for tilganger vedkomande har i ESA.

B)    Kva for spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som blir tildelt brukarane av systemet med tilhøyrande roller

Rådmannen i Tysnes kommune er ansvarleg for dokumentasjonsforvaltninga i kommunen.

Det daglege arkivansvaret er delegert til arbeidstakar i fellestenesta, f.t er det Åse D. Haaland. Haaland har såleis rolle som superbruker i ESA, og har i samsvar med autorisasjon tilgang til all registrering, arkivering og rettefunksjonar. Dette gjeld òg alle register.

Superbrukar/arkivansvarleg har rettighet og ansvar for å:

-           ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørga for vedlikehald og oppdatering av denne.

-           følgje opp sakshandsamarane og sikra seg at desse har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.

Arkivpersonale, det vil i praksis sei arbeidstakarar som har arbeidsstaden sin i fellestenesta, har i samsvar med autorisasjon tilgang til all registrering, arkivering og rettefunksjonar i ESA. Det kan og gjevast tilgang til register i systemet etter behov.

It-leiar, systemansvarleg, har i samsvar med autorisasjon tilgang til alle register, og har tilgang til ajourhald av registreringsrettar, brukarrettighet, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper.

Rettighet:

-           har tilgang til å ajourhalda saker og journalpostar på si avdeling

-           tilgang til vanlege sakshandsamingsfunksjonar, deriblandt oppretta, godkjenna og signera eigne dokument

-           Oppretta saksframlegg og leggja til vedlegg

-           har tilgang til funksjoner for registrering og retting

-           kan fordele saker og journalpostar i avdelinga

-           har tilgang til å registrere merknader

-           autorisert for godkjenning av saksdokument

-           autorisert for restanseoppfølgjing og rapportering

-           tilgang til å melda opp saker til utvalsbehandling

-           kan få tilgang til journalposter og saksdokument under arbeid innanfor sin eigen eining

-           tilgang til vanlege sakshandsamingsfunksjonar, deriblandt oppretta, godkjenna og signera eigne dokument

            Oppretta saksframlegg og leggja til vedlegg

-           totalansvar for ei bestemt sak

-           utvida rettigheter for alle journalposter i saka

-           tilgang til å registrere merknader

-           tilgang til å klassere eigne saker

-           tilgang til å klargjera for sak for avslutning

-           tilgang til å melde opp sak til utval og registrere saksframlegg

C)    Kva for type dokumenter skal autentiserast og signerast, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur

Tysnes kommune nyttar elektronisk utsending av brev. Systemet er difor sett opp med elektronisk underskrift.

Sakshandsamar godkjenner sitt brev før det vert ekspedert i SvarUt, eller sender til leiar/rådmann for godkjenning. Dokumentet får då ein digital signatur og loggen på journalposten viser kven som har signert.  

D)     ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen

Fellestenesta:

Fellestenesta har ansvar for å kvalitetssikra alle registreringar som vert gjort i journalen. Dette skal gjerast snarast råd. Kvalitetssikringa går m.a. ut på å kontrollera følgjande:

-           at journalposten er knytt til rett sak

-           at eventuell avskriving er utført

-           at offentleghetsvurdering er gjennomført, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført

-           ved oppretting av ny sak må spesielt klasseringskode og sakstittel kontrollerast

Sakshandsamar:

-           kontrollera at innkomne dokument er utført korrekt og komplett og at dokumenta er lesbar

-           at journalposten er knytt til rett sak

-           den som skriv eit brev har ansvar for at det blir registrert på korrekt måte.

-           at offentleghetsvurdering er gjennomført og korrekt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført

Fellestenesta:

Fellestenesta har ansvar for å kvalitetssikra den elektroniske arkiveringa. Dette ansvaret ligg hos fellestenesta inntil arkivet vert overført til depot.

-           Journalføring av alle innkomne, utgåande og interne notater

-           Kvalitetssikre arkivformat på dokumentnivå

-           Avlutta saker som ikkje er aktive lenger

-           At backup rutiner beskreve under § 3-4, d vert fulgt

Sakshandsamar:

Sakshansamar har følgjande rutiner:

-           Dei sakshandsamarane som har tilgang: Inportere arkiverdige eposter til rett sak i            ESA.

-           Vidaresenda arkivverdig epost/dokument til fellestenesta for arkivering eller dersom       ein er usikker på registreringen

-           Rette dei registreringsopplysningane som ein har tilgang til

E)     ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som vert sendt og som me mottar

Tysnes kommune har eit sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendast til. Som all anna post er det fellestenesta som opnar posten og som har ansvaret for å registrere dei arkivverdige dokumenta. Arkivverdig e-post som vert send direkte til sakshandsamar skal og journalførast. Sakshandsamar registrerer dokumentet sjølv i ESA eller vidaresender det til postmottak for journalføring.

Saksposten skal stemplast med dagens dato. Dokumenta blir enten knytt til eksisterande saker eller me opprette nye saker. Fellestenesta journalfører saksdokumenta.

Sakshandsamar er ansvarleg for at eigenproduserte dokument vert rett arkivert. Vedtak vert sendt ut til brukar etter elektronisk godkjenning av næraste leiar. Vedtak vert godkjend elektronisk og skriftleg signering er ikkje nødvendig.

Me har fullelektronisk arkiv og bruker SvarUt som hovudekspederingskanal ved utsending av brev. I tillegg har med elektronisk signering for tilsetjingskriv og for andre avtalar.

F)     Definer ansvar for:

Fordeling av dokument:

Ved registrering av innkomne dokument skal fellestenesta fordele direkte til den enkelte sakshandsamar. Dersom ein er usikker på kven som er sakshandsamar, skal dokumentet journalførast i sak: Ufordelte journalposter. Saka ufordelte journalposter er oppretta for kvar leiar. Då blir det leiar som fordeler desse.

For jounalføring direkte til sakshandsamar, ligg dette på oppgåvelista til sakshandsamaren.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysningar:

Urette journal- og arkivopplysningar skal rettast opp snarast mogeleg. Brukarar av systemet kan rette opplysningar der dei sjølv er saksansvarleg. Oppdager dei feil der dei sjølv ikkje er ansvarleg, skal dei straks melde frå til fellestenesta. Alle i fellestenesta kan retta feil i alle saker, men må kontakta saksansvarleg ved eventuell tvil.

Avskriving og ferdigstilling av dokumenter:

Sakshandsamar har ansvar for å avskrive alle dokument i ei sak dei er ansvarleg for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Dette gjeld og brev som ikkje treng  å besvarast. Fellestenesta kvalitetssikrer avskriving ved avslutning av saker og ved utarbeiding av restanselister.

Vurdering av spørsmål vedkommande offentleghet:

Offentleghetsvurderinga av inngåande brev vert gjort av fellestenesta. Dersom tvil, skal den enkelte administrative eining kontaktast, der rådmannen, einingsleiar eller saksansvarleg avgjer kva saksdokument som skal unntas frå offentleg innsyn. Dersom det føreligg eit krav om innsyn skal meiroffentleg vurderast.

F)prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Dersom systemet er ute av drift for kortare tid (1-2 dager), vert registreringa utsett til systemet verkar igjen. Dokumenta vert stempa med dato og plassert i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. All makulering av saksdokumenter vert og utsett.

Dersom systemproblema viser seg å bli langvarig (meir enn 2 dager), vert journalføring i papirbasert journal iverksatt, og dokumenta vert fortsatt lagra kronologisk. Kun kopier vert delt ut til sakshandsamarar.

All produksjon av arkivverdige skriv som blir produsert i denne perioden, skal lagrast på avtalt fil-system. Fellestenesta vurderer og gjev retningsliner. Desse dokumenta skal inn i ESA.

§ 3-4. Oppbevaring og sikring

 1.      Det skal utarbeidast rutiner for organet som beskriv korleis arkivdokumenta skal oppbevarast og sikrast.

1. a.       Hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes

I Tysnes kommune skal elektronisk skanna dokument eller eigenproduserte dokument konverterast til arkivformat godkjent av Riksarkivaren. Alle journalpostar i ESA med status J og E, vert automatisk konvertert til arkivformat PDF/A.

Dette vert kontrollert av fellestenesta ved kvalitetskontroll av elektronisk arkivering.

I ESA skal følgjande format nyttast:

1. b.      Kva for kategorier av saker og dokumenter som skal arkiverast elektronisk, og kva som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir

ESA er fullelektronisk og alle dokument vert skanna, lagra og vidare makulert.

Det finnst unntak for makulering. Dette gjeld bl.a.:

Originale avtalar (som i tillegg er skanna inn).

1. c.       ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat

Dokument som ikkje allereie har rett arkivformat vert konvertert til arkivformat/PDF-A ved journalføring.

Etter at dokumenta er skanna inn blir desse oppbevart på arkivrom ved fellestenesta, sortert på månad og dato. Dokumenta blir oppbevart i seks månader før dei vert makulerert.

Det vert gjort eit unntak det første året med fullelektronisk arkiv, då ingen dokument vert arkivert før det har gått ett år.

1. d.      Plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot

Tysnes kommune skal normalt periodisera kvart 4 år, det vil sei 1. januar etter kvart kommunestyreval. Fellestenesta er ansvarleg for å gjennomføra periodeinndelinga. For saksarkivet vert alle saker avslutta. Dersom ein ønskjer å overføra saker, vert det oppretta ny sak, med referanse til «gammal» sak. Alle dokumenta vert flytta over i ny sak, og «gammal» sak blir merka som overflytta til ny arkivdel.

I ESA står arkivdelane merka A i ein overgansperiode på 6 mnd, men blir sperra for oppretting av nye saker og registeringar den 31.12. ved kvar periodisering. Etter dette får arkivdelen status S. (Avslutta periode)

Dette gjeld og objektarkiva dersom dei skal periodiserast. Dette er ei konktret vurdering som må gjerast, avhengig av orden i arkivdel og alder på database.

Møtebøker skal periodiserast kvart 4. år.

Frå elektroniske journal-/arkivsystem skal det gjerast arkivuttrekk straks ein arkivperiode er avslutta, jfr. arkivforskrifta § 3-17. Avlevering skal skje som deponering eller ordinær avlevering etter nærare avtale. Eventuelle tilknytta elektroniske dokument skal følgje ved deponeringa.

Tilhøyrende dokument på papir skal følgje som ledd i den ordinære avleveringa.

Frå elektroniske fagsystem skal arkivuttrekk deponerast eller avleverast når det er fare for at informasjonen går tapt, t.d. ved overskriving eller konvertering. Dersom eit system går ut av administrativ bruk uten at datainnhaldet vert konvertert til eit nytt system, eller dersom eit organ vert lagt ned eller opphøyrer, skal det gjerast ei samla avlevering, jfr. arkivforskriften § 5-3. Register og system som er underlagd konsesjon frå Datatilsynet, skal avleverast når konsesjonen opphøyrer. Dette gjeld også register eller system der konsesjonen inneheld føresegner om sletting. Arkivmaterialet som er overført IKAH som deponering skiftar status til avlevering på det fastsette avleveringstidspunktet eller etter nærmare avtale.

Ved deponering skal kommunen foreta eit utrekk av bevaringsverdig data frå tabellane i databasen, og konventere desse til eit filformat som er godkjend for langtidslagring.

Deretter skal nye versjonar lagrast på eit godkjend lagringsmedium. Dette kallast framstilling av arkivversjon.

For at utrekket skal kunne nyttast må følgjande dokumentasjon følgje med:

-           ei beskrivving av datautrekket sin struktur og innhald (metadata)

-           systemdokumentasjon for å beskriva det opprinnelege systemet

brukardokumentasjon som beskriv den administrative bruken av systemet

-          dokumentasjon med informasjon om sjølve deponeringa

To kopiar av dei avslutta arkivdelane ved periodisering vert kopiert i godkjend format på eit medium som riksarkivaren til ein kvar tid anbefaler og depot krev. Deretter vert det levert til depotet med all nødvendig dokumentasjon.

Depotet gjer nærare retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

Sjå eige dokument for prosess digitalt arkiv i arkivplan under kapittel Avlevering og periodisering og depotordning. 

Sikkerhet/Backup på fagsystem

Kvar natt vert det teke dmt av databasen.

Det rullerer frå 1 – 3. Backup-server henter ut innhald på server kvar dag. Back-up ligg i veker, i tillegg til tape som ligg i månader.

Heile tida vert det kopiert frå datarom opp til datarom på omsorgssenteret der det er automatisk aggeregat.

E         Rutiner og tiltak for å beskytta dokument og ivareta informasjonssikkerhet.

Me viser til § 3-2, punkt A – tildeling av brukerrettigheter.

Leiar godkjenner tilganger til den enkelte tilsette. Sensitive innskanna dokumenter ligg i arkivrom knytt til fellestensta med kodelås fram til dei vert  makuleret. Det blir foretatt ein offentleghetsvurdering av alle dokument ved registrering. For dokument som er unntatt offentleghet blir det påført tilgangskode i samsvar med lovheimel. Me har og tilgangsstyring i bortsettingsarkivet.

§ 3-6. Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen

(1)       Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.

Sjå pkt 3.4

 (2)   Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.

Sjå pkt 3.2. E