|
SAK OG REGISTRERINGSREGLAR FOR PERSONAL - ESA Personalsaker: Dei andre saksmappene som omhandlar personalforvalting, ligg i saksarkivet TK - årstal. Dei mappene som er personmapper, og som blir oppretta ved tilsetjing av arbeidsforhold, ligg i arkivdel personal. Personalmappa er ei sak som inneheld dokument om tilsetjingsforholdet, og som har noko å sei for den tilsette si løn, ansiennitet, pensjon eller på annan måte har innverknad på arbeidstilhøvet. Dokumenta vert knytte saman gjennom eit felles saknummer. Eit arkivnummer i arkivet vil kunna innehalda fleire saker/dokument som naturleg høyrer inn under dette arkivnummeret. Når ein personar takkar ja til ei stilling, vert det oppretta ei personalmappe i personalarkivet. Personalmappa skal ordnast etter namn, og tilgangsgruppa skal vera personal. Sakshandsamar skal tilhøyra tilgangsgruppe personal. Dei andre sakene som ligg under personalforvalting vert oppretta etter behov. Rutinar for journalposttittel: Nå me lagar ny journalpost i arkivsaka kjem arkivsaka sin sakstittel automatisk opp som forslag. Me brukar denne tittelen fast, og supplerer med deltaljar som vert naturleg i forhold til journalposten. Vurdering av offentlegheit Offentlegheit i personalarkiv skal vurderast etter Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Offentleglova pålegg kommunane å vurdera meiroffentlegheit i høve til opplysningar som kan unnatakast. Ver nøye med å velja rett gradring på saker og journalposter. Ver også nøye på kva for felt du vel å skjerma. I utganspunktet kan me sei at ved personalsaker kan me bruka § 13 og velja «Skjerm alle». § 25 bruker me for sjølve tilsetjingsprosessen. Personalarkiv:
| Arkivsaktittel
|
Journalposttittel
|
Samlesak/ Enkeltsak
|
Arkivkode - type
|
Verdi
|
Beskrivelse
|
| 046 – Tilsette:
|
| Fornavn – Etternavn
|
I - Tilsetjing av (stillingsnemning) i størrelse %, kva for avdeling med vedlegg (søknad + samla saksframstilling + tilsetjingsskriv – I - Søknadom permisjonar (fødselspermisjonar, velferdspermisjonar, utdanningspermisjonar osv.) I/U – Søknad om stønad til vidareutdanning I – Disiplinærsak I – Akan-sak I – Referat frå ulike interne møte, bl.a med NAV vedk. tilrettelegging I/U – Justering/endring av arbeidstid I/U – Arbeidskonflikt I/U – Krav om fast tilsetjing I/U – Ulike tilhøve ang. lærlingar I/U – Omplassering I/U – Seniortiltak I/U – Retrettstilling I – Søknad om databriller I/U – Godtgjersle for bruk av privat bil i tensta I/U – Søknad om flyttegodtgjersle I/U – Suspensjon I – Oppseiing I/U – Yrkesskadeforsikring I/U – Yting ved dødsfall I/U – Søknad om AFP/alderspensjon/uførepensjon
|
Samlesak
|
NAVN – etternavn – fornavn
|
046
|
Tilsette
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Saksarkiv:
| Drøftingar med organisasjonane
|
U – Innkallingar til møte U – Referat frå møte
|
Enkeltsak
|
A1-KS-Arkivnøkkel
|
040
|
Allment
|
| Tillitsvalde, kontaktpersonar m.m. for arbeidstakarar
|
I – Melding om nye tillitsvalde og kontaktpersonar
|
Enkeltsak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
040
|
Allment
|
| Konfliktberedskap/ Steik
|
I – Meldingar/varsel frå KS dersom konflikt
|
Enkeltsak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
040
|
Allment
|
| Lønspolitisk plan
|
I – Melding frå organisasjonane om ønskje om endring i planen U – Lønspolitisk plan – revidering U – Melding om revidering
|
Enkeltsak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
040
|
Allment
|
| Retninsliner for bruk av databriller - revidering
|
U – Melding om bruk av databriller – revidering
|
Enkeltsak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
041
|
Instruks regelement
|
| 042 – Tariffavtalar, lønn, godtgjering
|
| Søknad om lønsansiennitet
|
I – søknad om lønsansiennitet U – Melding om lønsansiennitet
|
Samlesak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
042
|
Tariffavtalar, løn og godgjering
|
| Lokale forhandlingar – drøftingar kap 3, 4 og 5
|
U – Innkalling til drøftingsmøte U – Referat frå drøftsmøte
|
Samlesak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
042
|
Tariffavtalar, løn og godgjering
|
| Lokale forhandlingar – kapittel - krav
|
I – Krav U – Protokollar U – Melding om ny løn
|
Samlesak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
042
|
Tariffavtalar, løn og godgjering
|
| Internkontroll - handlingsplanar
|
I – Helse, miljø og trykkleik – handlingsplan for kvar avdeling U – Melding til verneombod og verneleiar
|
Samlesak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
044
|
Helse Arbeidsmiljø
|
| Tilsynsrapportar
|
I – Melding om tilsyn frå arbeidstilsynet I – Tilsynsrapport U – Tilbakemelding til arbeidstilsynet I – Lukking av tilsyn
|
Samlesak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
044
|
Helse Arbeidsmiljø
|
| Avviksmeldingar
|
I – Melding om avvik
|
Samlesak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
044
|
Helse Arbeidsmiljø
|
| 045 – Opplæring, kurs, konferansar
|
| 047 – Ledige stillingar tilsetjing
|
| Tilsetjing av stilling, % (stillingsstorleik), ved arbeidsplass – heimel Sjå eigen rutine: Rutine for ledig stilling
|
I – Oppseiing – kopi I – framlegg til lysing U – lysing til aviser Lysinga vert lagt inn i web-cruiter – arkivert til ESA, og saka vert oppretta automatisk I – Søknad – (vert arkivert direkte frå web-cruiter I – Intern søkjarliste (frå web-cruiter) I – Ekstern søkjarliste (frå web-cruiter) U – Bed om ev. uttale frå organisasjonane Tilsetjingsprosessen vert gjort i ESA gjennom utvalshandsaming. Melding om tilsetjing
|
Enkeltsak
|
A1 –KS- Arkivnøkkel
|
047
|
Ledige stillingar tilsetjing
|
| 048 – Ferie fråvær permisjonar
|
| Ferie
|
I – Søknad om ferie I - Ferielister I – Melding om overføring av ferie
|
Samlesak
|
A1 – Arkivnøkke
|
048
|
Ferie fråvær permisjonar
|
RUTINER FOR TILSETJING – ESA/WEB-CRUITER Milepæl Aktivitet Ansvar Utførande Mal Merknad Oppseiing Vurdering av stilling Einingsleiar Einingsleiar Inngåande dokument - oppseiing Personal Journalføring - fellestensta Vurdering av stilling Framlegg til lysingstekst Einingsleiar Einingsleiar Lysing Lysing i web-cruiter og lokalaviser Personal Personal Søknader Søknader kjem inn via WC Fellestenesta PR Søknader kjem inn via etat (intern) Etat Etat Søknader via WC Standardsvar om motteken søknad Fellestenesta WC Standardsvar om motteken søknad går aut. Offentleg søkjarliste Fellestenesta FK Off. søkjarliste vert henta ut og arkivert Utvida søkjarliste Fellestenesta FK T4 Utvida søkjarliste vert henta ut og sendt FO. Utvida søkjarliste m. søknad og vedl. Fellestenesta FK Søknader og vedlegg vert arkivert. Vurdering Eining gjer første vurdering av søknader Eining Eining Tilråding for tilsetjing, ny lysing, eller intervju. Oppfølging Personal avtaler gjennomføring av intervju Personal Personal Avklarer med einig og søkjarar Intervju Intervju vert gjennomført med ev organisasjoner einingsleiar og personal Personal Personal Referanser Referanser vert innhenta Personal Personal Bør i regel ha min. 2 referansar Tilsetjing Det vert oppretta saksframlegg Personal Perosnal Det vert sendt ut tilbod med e-sinering Personal Personal Svar på tilbod Dersom «ja» vert sender ein e-post gjennom web-cruiter Personal Fellestenesta Dersom «nei» vert innstillingsliste nytta Personal Personal Dersom «nei» og ingen innstilte vert saka sendt tilbake til eining for vurdering av ny utlysing |
