Tysnes kommune Arkivplan

Arkivplan for Tysnes kommune

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.

Arkivplanen skal sikra at Tysnes kommune ivaretek arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:

 Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Oppdatering av arkivplanen

 Oppdatering av arkivplanen skal skje når: 

  •  ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
  •  det blir teke i bruk ny arkivnøkkel
  •  ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
  •  kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
  •  det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
  •  det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
  •  kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen
     

Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når 

  •  det bli teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  •  det bli teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
     

Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med mogelege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttala seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Som rådmann i Tysnes kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen.
 

Tysnes kommune, november 2014

rådmann