Utskriftsvennlig versjon

Oppgavefordeling mellom arkiv, sakshandsamar og leiar

Fellestenesta har ansvar for å:

  • Motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post
  • Oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
  • Kontrollera dokument som står i R 4 gonger pr. år
  • Avslutta saker, på web og fysisk arkiv. Laga elektronisk journalliste og kontrolla fysisk innhald i arkivsaka. Leggja journallista i arkivsaka før arkivering.
  • Føra lånekort for utlån frå arkivet og har oversikt over utlånsmassen.
  • Ha gode arkiveringsrutinar
  • Ferdigstilla utgåande skriv med rett statuskode
  • Frankera og handtera utgåande post

Sakshandsamar har ansvar for å:

  • Levera personleg adressert post, dvs. papirdokument, telefaks, e-post og sms til sentralarkiv for journalføring
  • Ha oversikt over kva for saker han har til handsaming ved hjelp av oppgåvelista på ESA/andre fagsystem
  • Kontrollera at dokumentet er blitt unntake off, med den rette paragrafen dersom det skal gjerast
  • All dokumentproduksjon skal gjerast i ESA
  • Levera orginaldokument til fellestenesta for vidare ekspedering dersom ein ikkje har nytta elektronisk utsending. 
  • Arkivmapper som ikkje er i bruk, skal leverast til fellestenesta, sjølv som dei i framtida skal takast opp igjen.

 

Laster...