Arkivplan for Tysnes kommuneArkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene. Arkivplanen skal sikra at Tysnes kommune ivaretek arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6: Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Oppdatering av arkivplanen Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
- ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
- det blir teke i bruk ny arkivnøkkel
- ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
- det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
-
kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen
Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når
- det bli teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
-
det bli teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med mogelege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttala seg om dei følgjene dei kan få for arkivet. Rådmannen har arkivansvaret
I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Som rådmann i Tysnes kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen.
Tysnes kommune, november 2014 rådmann |
